Як спланувати бюджет на електронну звітність на рік: розрахунки для трьох типових компаній

Кінець року — час формувати бюджет на наступний. І серед статей витрат, про які бухгалтери часто згадують в останню чергу, — програмне забезпечення для звітності. Ліцензія закінчується, звіт треба здати завтра, а рахунок ще не оплачено. Щоб цього не сталося, розберімо, як заздалегідь порахувати витрати на M.E.Doc для різних типів бізнесу.

Крок 1. Визначте свій тип платника

Від статусу залежить, яку ліцензію модуля «Звітність» ви купуєте. Станом на жовтень 2026 року в сертифікованого партнера річні ціни для нового користувача (локальна версія, акція / без акції) такі:

• ФОП — 800 / 1000 грн;
• юрособа без ПДВ — 2200 / 2500 грн;
• юрособа — платник ПДВ — 3800 / 4100 грн.

Крок 2. Складіть перелік потрібних модулів

Запитайте себе: що, окрім звітів до контролюючих органів, ви робите щомісяця? Реєструєте податкові накладні — потрібен «Облік ПДВ». Обмінюєтеся актами з контрагентами — «Електронний документообіг». Нараховуєте зарплату — «Зарплата». Кожен модуль додає до річного бюджету окрему суму.

Крок 3. Порахуйте робочі місця

Один бухгалтер — локальна версія. Двоє і більше працюють з базою одночасно — мережева, вона дорожча на 300–500 грн на рік залежно від типу платника.

Приклади розрахунку

Нижче — три типові сценарії з акційними цінами для нового користувача.

Сценарій	Модулі	Сума, грн/рік
ФОП 3 групи з двома працівниками	Звітність (800) + Зарплата (2050)	2850
ТОВ на загальній системі без ПДВ, один бухгалтер	Звітність (2200) + ЕДО (2400)	4600
ТОВ — платник ПДВ, два бухгалтери	Звітність мережева (4300) + Облік ПДВ (2550) + ЕДО (2400) + Зарплата (2050)	11 300

У перерахунку на місяць навіть найбільший із цих пакетів — менше 950 грн. Для компанії з двома бухгалтерами це мізерна частка від фонду оплати праці.

Рік чи квартал: що вигідніше

Платники ПДВ можуть купувати ліцензію модуля «Звітність» на квартал, півроку або рік. Порівняймо акційні ціни локальної версії:

• квартал — 1330 грн (5320 грн за рік, якщо продовжувати щокварталу);
• півроку — 2280 грн (4560 грн за рік);
• рік — 3800 грн.

Річна ліцензія економить до 1500 грн порівняно з поквартальною оплатою. Тому, плануючи медок вартість на рік, варто закладати саме за річним тарифом, якщо ви впевнені, що працюватимете з програмою весь період.

Що ще врахувати в бюджеті

• КЕП. Електронний підпис для директора й бухгалтера має свій строк дії. У деяких партнерів налаштування КЕП при купівлі ліцензії безкоштовне.
• Захищені носії. Якщо плануєте переходити на токени, заплануйте і цю статтю.
• Резерв на нові модулі. Якщо компанія росте, може знадобитися інтеграція з обліковою системою (близько 1500 грн на рік) або модуль «Банківські рахунки».

Як заощадити

Сертифіковані партнери пропонують знижки при купівлі кількох модулів одночасно, при обслуговуванні багатьох підприємств і для постійних клієнтів, які продовжують ліцензію. Перед оплатою запитайте, чи доступні такі умови для вас. Також звертайте увагу, що в ціну вже включені оновлення та підтримка, тож окремих витрат на це закладати не потрібно.

Висновок

Прогнозована медок вартість — одна з найпростіших статей бюджету: ціни відомі заздалегідь, а сума залежить лише від типу платника, набору модулів і кількості користувачів. Порахуйте її зараз, оплатіть до закінчення поточної ліцензії — і звітний сезон пройде без несподіванок.